Llegará un momento en toda compañía en la que  se necesitará informatizar o digitalizar un proceso y se tendrá que tomar una importante decisión: ¿adquiero un producto software ya existente o contrato un proyecto de software a medida? He visto cometer errores de decisión en los dos extremos, así que os los relato en este artículo para que seáis capaces de evitarlos.

Extremo 1: Buscando el producto que no existe. He conocido compañías que llevan más de cinco años buscando el producto software que mejor se adapte a sus procesos, generalmente preciso y complejo. Ningún producto cumple con sus expectativas y aquellos que se acercan, requerirán una configuración compleja para ser útiles. El problema de esta situación es que pasan los cinco años y los procesos siguen funcionando sin la transformación digital necesaria.

Consejos para evitar esta situación:

  • Si el conocimiento de tu negocio ya te advierte de que tus procesos no se parecen a ningún otro, no inviertas tiempo buscando un producto que no vas a encontrar.
  • Si tras evaluar muchos productos, ninguno te convence, mi recomendación es que sigas tu instinto y te sumerjas en un proyecto de software a medida, donde serás tú quien determine los procesos. Cuando se adquiere un producto, en cierta medida, tus procesos deben dejarse guiar por lo que determina el software.

Extremo 2: Reinventando la rueda. Otras compañías no invierten el tiempo suficiente en evaluar productos existentes y se lanzan a desarrollar un software a medida. El problema ante una decisión precipitada puede venir por dos frentes:

  • El primero es que quizá la compañía no esté preparada para afrontar un desarrollo a medida. Toda empresa que se embarque en un proyecto de software tiene que ser consciente de que le requerirá un esfuerzo importante, aunque subcontrate el proyecto a una consultoría externa. Si el cliente no se involucra en el proyecto, el software resultante puede no cumplir con sus expectativas.
  • El segundo problema es que los procesos a informatizar no sean tan diferentes de los de otras empresas. En ese caso, desarrollar a medida algo estándar va a ser un claro error, ya que un desarrollo a medida va a ser más costoso que adquirir y personalizar un producto.

Consejos para evitar esta situación:

  • Si tu compañía se encuentra en un momento en el que no dispone de tiempo y personas que se puedan implicar en un desarrollo a medida, lo más óptimo será esperar un momento más propicio para abordar el cambio digital.
  • Si adviertes que los procesos que necesitas informatizar pueden ser estándar, será una buena inversión dedicar un tiempo a evaluar productos del mercado. En el mismo sentido, si no tienes una noción clara de los procesos a seguir, adquirir un producto te dará no sólo el soporte tecnológico, sino un proceso de trabajo.

Conocer estos dos extremos os ayudará a no caer en estos problemas. Os dejo a continuación  el conjunto de situaciones que os deberían decantar entre adquirir un producto del mercado o desarrollar software a medida.

Adquirir producto si

  • Tus procesos son estándar, es posible que otras compañías estén trabajando de forma similar.
  • No tienes una noción clara de los procesos a implementar.
  • Los procesos a implementar no son el núcleo de tu negocio, ni lo que establece la diferencia con tu competencia. En estos casos no te importa implementar procesos diseñados por otras empresas.
  • No dispones de los medios suficientes para dedicar cierto esfuerzo a un proyecto de software.

Desarrollar software a medida si

  • Eres una compañía que presta un servicio diferencial, no existen en el mercado muchas compañías que presten el mismo servicio.
  • Aunque prestes un servicio estándar, tienes procesos internos muy diferentes a los de tu sector.
  • Tienes muy claros los procesos a implementar y el éxito de tu negocio depende en gran medida de ellos, diferenciándote de la competencia.
  • Para cubrir todas tus necesidades debes adquirir varios productos diferentes. Esto hará que los usuarios deban saltar en el mismo día por distintas aplicaciones y esto repercute negativamente en su productividad.
  • Prevés una evolución importante en tu negocio, que requerirá escalabilidad del sistema y cambios ágiles para adaptarse a nuevas necesidades.

Recordad además que es perfectamente viable una situación mixta: optar por un producto del mercado para un conjunto de procesos y desarrollar software a medida para aquellos procesos que sean distintivos o particulares de tu compañía. Para estas situaciones mixtas, es muy importante la integración de ambos sistemas. Para ello, debemos asegurarnos de que el producto que adquiramos posee interfaces abiertas y estándar para la entrada y salida de datos.

¿Ya te has decidido por una de las dos opciones? Si ya has tomado la decisión y es software a medida, en el próximo capítulo te daré algunos consejos útiles para abordar correctamente desde el principio estos proyectos.

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