Llevas mucho tiempo buscando y no encuentras la aplicación que tu empresa necesita. ¡Ya has tomado la decisión! quieres un sistema desarrollado a medida. Se trata de una decisión emocionante, ya que tus operaciones, tus procesos y tus conceptos se van a materializar en una aplicación real tal y como tú la has imaginado. Tu sueño se va a hacer realidad.

Bien, ¿pero por dónde empiezas? Si no dispones de un equipo de desarrollo de software, tienes que buscar a un partner tecnológico con experiencia para que construya tu aplicación. Estos son algunos consejos para esta primera fase:

  • Especifica de forma precisa el alcance de la aplicación a construir. No hacer correctamente este paso es la causa de fracaso de gran cantidad de proyectos de software. Un incorrecto entendimiento del alcance va a hacer que las empresas no estimen adecuadamente el presupuesto del proyecto. Si evalúas las distintas ofertas según su precio, puede que al escoger la más económica, no estés escogiendo la más eficiente, sino a la que peor ha entendido el alcance de tu proyecto. Eso no va a acabar bien, aunque pienses que estás ahorrando. Pero aquí surge el primer bache: por un lado, especificar correctamente una aplicación no es una tarea fácil y por otro, no dispones de tiempo suficiente para contarle adecuadamente todo lo que necesitas a más de una empresa. Para superar ambos problemas tenemos el segundo consejo.
  • Contrata un análisis funcional de forma independiente. Antes de abordar el proyecto entero, es muy aconsejable contratar un servicio de Análisis Funcional, mediante el cual un consultor con experiencia escucha tu necesidad y modela y diseña a nivel conceptual la aplicación software que necesitas. Habitualmente el entregable de esta consultoría es un documento preciso y riguroso que especifica el alcance exacto del proyecto. Ya dispones del documento que puedes entregar a las diferentes empresas para que presupuesten adecuadamente el proyecto. Todas se basarán en la misma comprensión del alcance y ahora sí puedes evaluar adecuadamente otros aspectos como la metodología propuesta, la capacidad tecnológica, los plazos o el presupuesto.
  • Evalúa tus opciones de abordar la inversión. Una vez que hayas escogido a la empresa más adecuada y tengas sobre la mesa un presupuesto, debes considerar la forma de abordarlo. Ten siempre en mente un matiz muy importante: cuando contratas un proyecto de software a medida, la propiedad del software desarrollado te pertenece. No es un asunto trivial y puede ser la clave para acometer el proyecto. Ten otra cosa en mente: el software no es material y puede replicarse sin demasiado esfuerzo para que otras empresas puedan usarlo. Ahora combina los dos ingredientes y… ¡surgen muchas opciones! Vamos a explicarte al menos dos:
  1. Puedes abordar el proyecto de forma colaborativa con otras empresas de tu sector con las que cooperes o compartas objetivos.
  2. Puedes encontrar un modelo de negocio por el cual ofrezcas un precio de licencia a otros usuarios por usar la aplicación que has desarrollado, de forma que amortices la inversión. Los modelos SaaS (Software as a Service) son idóneos para este tipo de colaboración.

Una vez pasada la fase inicial, quiero daros algunos consejos que os ayudarán a finalizar el proyecto con éxito:

  • Divide y vencerás: establece fases para dividir el alcance de tu proyecto. No intentes abordar todas las necesidades bajo un mismo proyecto. Puedes empezar por una versión sencilla y funcional de todas tus necesidades y dejar para próximos proyectos las funcionalidades avanzadas, los automatismos más complejos o las ayudas y gadgets sin los cuales se puede vivir. Abordar en distintas fases un proyecto software no consiste exactamente en prescindir de funcionalidad base, sino en simplificar al máximo todas ellas, ampliándola mediante fases incrementales. El siguiente esquema puede dar una noción básica de este concepto.

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  • Usa en entorno real el software de cada módulo. Hasta que no se usa es muy difícil disponer de una noción real de la operativa diaria de tu aplicación. Sólo usándola en casos reales podrás comprobar el acierto en las decisiones de diseño y corregir de forma ágil aquellas que no encajen cuando abordes el siguiente módulo.
  • Considera siempre un servicio de mantenimiento y soporte. Un sistema a medida, al ser totalmente de tu propiedad, no se rige por las mismas normas que un producto de mercado. Si no lo contratas de forma explícita no dispone de actualizaciones evolutivas ni de un teléfono de soporte, una vez haya acabado la garantía del mismo. Si dispones de un departamento de desarrollo, puedes formar a un equipo interno para que realice estas labores. Otra opción muy cómoda, es que sea la misma empresa que ha desarrollado el software quien realice el mantenimiento y soporte del sistema, dado que son los que disponen del mejor conocimiento sobre el misma. Con un servicio de mantenimiento sacarás el máximo provecho de tu aplicación a medida, explotando una de sus grandes virtudes frente a productos de mercado: seguir evolucionando según tu modelo de negocio y haciendo realidad tus sueños.

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